Е-управление и трансформация
Дата: 29.07.2019

Автор на статията е Атанас Сиреков, член на РК Бургас, внук на един от двигателите на ротарианското движение през 1939 година - Атанас Сиреков.
Сиреков-младши е завършил микроелектроника в Технически Университет-Илменау, Германия и публична администрация в БСУ. Наско Сиреков е един от утвърдените специалисти в областта на информационните технологии и дългогодишен директор на ИТ отдела в Община Бургас, в сградата, която е построена благодарение на неговия дядо - кметът Атанас Сиреков. Отличаван е с национални награди за професионализъм, автор е на две книги за електронното управление и една биографична, за своя прадядо, а именно „Генерал Симеон Караиванов“.
Малко са онези, които знаят, че Наско Сиреков, освен внук на най-успешния кмет на Бургас, чието име носи, е  правнук на Генерала. 
Наско Сиреков е уважаван ротарианец, паст президент на клуба. Това, което малко ротарианци в дистрикта знаят е, че той е паст Изпълнителен секретар на мултинационалния дистрикт, в който до 2007 година бяха българските Ротари клубове. С особена гордост съобщавам този факт, защото РК Бургас е първият и засега единствен Ротари клуб в дистрикта с двама "дистриктни секретари".
Таня



Информационните технологии (ИТ) навлязоха бързо в ежедневието ни и се превърнаха в болезнено незаменима част от живота на няколко поколения. С настъпването на ерата на интернет и експлозията на информация в световен мащаб, пред хората се появи ново предизвикателство – как да използват адекватно тази информация така, че тя да бъде полезна както за отделната личност, така и за обществото.

Както отделният човек има своето влияние в обществото, така и обществото оказва въздействие върху него. Поради това новите технологии изискват промени в тези две взаимно свързани направления: промяна в хората чрез образование и грамотност и промяна в управлението чрез електронно управление (е-управление).

Приспособяването към определени промени, т.е. оцеляването, изисква промяна в начина на мислене и поведение. С това е свързана трансформацията, която трябва да извършим в себе си и в обществото, за да оцелеем в света на информационните технологии. Цифровизацията на обществото е невъзможна без необходимите знания и умения. Като минимум това са познаване потенциала на информационните технологии и елементарно владеене на основните техники за работа с компютри и мобилни устройства. Запознаването с различни приложения става част от процесите на обучение през целия живот. Неотменна част от обучението трябва да бъдат темите за възможностите и рисковете на информатизацията. Обществото, направлявано от своите лидери, може да ускори и насочи в правилна посока процесите на съвременно ограмотяване и образоване на хората. Именно тук е ролята на Ротари като организация на лидери в различни професии.

Както при всеки един тласък на човечеството напред, движещата сила е малка група от хора. От останалите едни се приспособяват веднага, други – по-трудно, а за някои новостите остават чужди. Последната група постепенно става все по-незначителна или измира. От първите две групи приспособяващи се излиза голямо количество полуграмотни потребители в областта на ИТ. Човек, чиито познания в тази сфера се свеждат до подмяна на мобилния телефон при всяка поява на следващ модел, гледане на видеоклипове и чат в социални мрежи и комуникатори, трудно може да поставя адекватни и изпълними изисквания към сложни технологични решения. За голяма част от хората са видими само крайните устройства и резултатите от тяхната работа като поставените по работните места компютри, принтери, наличието на свободен и „безплатен“ интернет.  Консуматорското мислене не желае да разбере кой и как осигурява това. Нито иска да осъзнае, че всяко нещо има стойност, която все пак някой трябва да плати. Когато е захранван от медиите с информация за различни високотехнологични решения в световен мащаб, човек трудно може да си представи, че е обслужван от администрация на традиционната бюрокрация с компютърна техника и софтуер на десетина и повече години.

В администрацията информационните технологии изискват нови подходи в работата, които са съществен фактор за едно цялостно трансформиране на работните процеси. Фокусът при използване на ИТ се измества към оптимално използване на информационните системи чрез промяна на процедурите, преустройство на организацията и промени в начина на мислене на персонала. Поради наличието на среда, която създава условия за глобализация, пред държавните структури се изправя проблемът с трансформацията. Тя е свързана с това, как публичната администрация да отговори на изискванията на информационната ера и как да преобразува организационните си структури, създадени за епохата на индустриализацията и непроменени от десетилетия. Процесът на трансформация на практика е процес на развитие и формулиране на електронното правителство. Ако едно правителство или администрация обяви, че е изградило електронно управление без промени в организационните си структури или в работните процеси, определено може да се каже, че то не е постигнало успех в тази област.

Практиката показва, че голяма част от ръководители на правителства и администрации вярват на погрешната формулировка:
Е-управление = Технология = Пари + ИТ специалисти.

Водещата дума в термина “електронно управление” е „управление”, а не „електронно”. Поради това политическото ръководство трябва да координира и направлява интересите на участниците в процесите на е-управление.

Европейската Комисия дефинира електронното управление като „използването на информационни и комуникационни технологии в публичните администрации комбинирано с организационни промени и нови умения с цел подобряване на публичните услуги, демократичните процеси и засилване подкрепата на политиките в обществена полза“(The Role of eGovernment for Europe's Future (Commission 2003a, p. 7)). Тази дефиниция посочва трите фактора, важни за осъществяване на е-управлението: информационни и комуникационни технологии, организационни промени и лични умения. Във всяко общество има три активни части, които са много тясно свързани с развитието на е-управлението и си взаимодействат. Това са административните структури, представителите на бизнеса и гражданите.

Изграждането на е-управление е възможно само при наличие на правна и техническа инфраструктура. Задължително е нормативните документи и стандарти да са изпълними и контролирани. Основните видове информационни системи са: за финансово управление и контрол; за административни дейности и услуги; географски информационни системи (ГИС) и такива за обществени услуги. Всички те изграждат интегрираната информационна система на публичната администрация.

Трансформацията е свързана с преход от традиционния бюрократичен модел с неговите: йерархична подчиненост и сложни взаимоотношения; често несъгласувани действия на отделите; тромави и формализирани процеси; законови процедури, които могат да бъдат твърде сложни и противоречиви; контрол на разходите на входа; зависимост от политика и медии към една по-плоска структура, услуги, ориентирани към клиентите и измерване на резултатите спрямо направените инвестиции. От тук следват извода, че за да бъдат успешни проектите за е-управление, трябва да се реформира администрацията, а след това да се внедряват информационните системи.

Трансформацията в публичната администрация означава промени в следните направления:
- Промени в нормативната база;
- Промени във финансовото управление на администрацията;
- Ефективно отношение към потребителите;
- Промени в организацията на административното обслужване;
- Превенция на корупцията със средствата на е-управлението;
- Управленски промени;
- Структурни промени, вкл. наличие на ИТ-отдел с ръководител, които има специфични функции.

Трансформацията на администрацията изисква квалифицирани и мотивирани служители. Компетентностите в областта на ИТ са продаваем ресурс, който повишава възможностите за по-високи доходи в страната и превръща стандартната икономика в икономика на знанието.

Трансформацията е пряко свързана с промени в институционалната култура. Тя намира изражение в ежедневната дейност, представата и отношението на обществото към институцията, характерите и поведението на ръководители и служители, създалите се взаимоотношения в и между административните звена, взаимоотношенията с различни партньори или изпълнители. Организацията, в която работи човек става неизменна част от неговия живот. Той често оценява определени събития като част от нея. Би могъл да изпитва както гордост от постиженията й, така и срам, ако тя е действала неадекватно спрямо други хора и те се оплакват от нея.

Промяната в организацията и промяната в поведението на служителите са взаимно свързани. Според д-р Леандро Хереро (https://leandroherrero.com/the-key-viral-change-principles/) не съществува промяна, докато не настъпи промяна в поведението; промяната в поведението води до промени в културата; поведението поддържа процесите, а не обратно; малък набор от навици има нелинейната сила да окаже голямо въздействие; сравнително малък брой хора в една организация оказват голямо въздействие върху промените; промените се разпространяват по-добре в неформална среда, от малки групи служители, които формират своеобразни центрове на промяна. Ако ръководителите желаят промяната, то те трябва да подкрепят тези центрове, да ангажират лидерите в организацията, както и да получат подкрепата на тези отдели, които общуват с всички служители.

У нас, последните седемдесет години наложиха начин на мислене, в който човек обръща повече внимание на обществените проблеми, отколкото на себе си; вглежда се в другите повече, отколкото в себе си; изисква от другите повече, отколкото от себе си; чувства се обвързан към някаква общност и общественото мнение повече, отколкото към своето собствено мислене и традициите, в които семейството му се е опитало да го възпита в опита си за изграждане на личността му, а същевременно действа така, както е изгодно лично на него. Така в много случаи външните фактори като приятели, съседи, обществено мнение, медии се оказват по-силни и те започват да играят основна роля за формиране на личността. При това не бива да забравяме, че думата „общество“ е казана условно, тъй като всеки един човек се движи в определена среда, в определен кръг от хора, които имат общи интереси. Такъв кръг от хора е и професионалният.

Като едни от главните професионални добродетели могат да бъдат посочени (Петров, Д-р Хр., Морал в професията, Ротари в България, бр. 4 и 5, 1940 г.): професионалната способност, стремежа за професионално развитие и усъвършенстване; професионалната честност, чрез която се изгражда доверието; професионалната решителност, способност за поемане на отговорност и предприемчивост, като гаранции за успеха на начинанията; вярата в собствената професия, която е важен стимул за напредък.

С развитие на технологиите се поставя и нов раздел в развитието на етичните отношения. Вече се говори за етика при взаимоотношенията човек – машина, която преминава в етика по отношение на машините, управлявани от изкуствен интелект. Ежедневието поставя все повече предизвикателства пред дигиталната етика: интернет на нещата; „невидимите“ компютърни изчисления (свързани с устройствата от интернет на нещата и функционирането на умни домове и офиси); облачните услуги; бизнес модели, свързани с личните данни (напр. платформи за интернет търговия); дронове и автономни превозни средства; технологии с голямо и дългосрочно въздействие (3D отпечатване на органични съставки, изкуствен интелект). Заедно с това човешкото достойнство се определя като ядро на дигиталната етика.

Дигиталната етика има важна роля за успеха на е-управлението. Хората не вярват на организации, чиято етичност е съмнителна. В случая с публичната администрация, клиентите й нямат избор. Но ако имат съмнение в сигурността на електронните услуги или в коректността при заплащане за тях, то граждани и фирми няма да ги използват.

Една електронна услуга може да отговаря на нормите на дигиталната етика, ако са изпълнени следните минимални изисквания: осигурява безпристрастно изпълнение на заявката; разяснена е достатъчно добре; обработваните данни са достатъчно добре защитени; извършва се прозрачно за заявителя; използваните за извършването й системи са достатъчно надеждни, за да не предизвикат грешки, загуба или манипулиране на данни; при изпълнението й е осигурена обратна връзка със заявителя. Сложен е въпросът за това, кой носи отговорност за електронните услуги: програмистите; доставчикът на интернет или на удостоверителни услуги; поддръжката на сървърите и мрежите. Но във всеки един случай претенциите са към администрацията, която ги предлага.

Новосъздадени платформи събират, интерпретират и разпределят информация – нещо, което в традиционния модел бе привилегия на политическата класа и нейния инструмент – публичната администрация. Така се стига до парадокса, че структурите на държавната и местната власт, цифровизирайки се и преминавайки към е-управление, доброволно предават все повече правомощия на гражданите. Какво се случва, когато тази власт попадне не у тях, а в ръцете на частния бизнес, на други организации или на определени лобита? Ако властта ще премине в други ръце, имат ли интерес политиците някога да финализират процесите на е-управление?! А колко от избирателите ще ги подкрепят за това, че са преструктурирали работните процеси и са въвели електронни услуги, когато друга администрация все още изисква документ с подпис и печат?!
Е-управлението е израз на стремежа към един трудно достижим свят с идеална бюрокрация. То се оказа твърде трудна и продължителна задача за администрациите в много страни по света. Като оправдание за трудностите и разходваните средства, често се говори за бъдещето му, а безрезултатните решения се неглижират. Отглеждат се „експерти“, за които се създават професионални биографии. На тези хора се разчита да развиват мита за успешното е-управление. Но така се генерира некомпетентност извън нормалните граници. Тя води до избор на решения не на база техническа и организационна пригодност. Създават се документи със сложни термини, за да се отговори на нечии изисквания. Предвиденото в тях не се спазва или се спазва избирателно. Провеждат се инцидентни акции, липсват планиране, вярна оценка и контрол. А планирането на технологиите на практика означава планиране на бъдещето.

Всъщност колко е необходимо за изграждане на е-управление? В нормалните страни е прието бюджетът за информационни технологии да бъде от 2.5 до 6 % от бюджета на организацията. В страните със слабо развито е-управление и традиционна липса на бюджет за него се наблюдава прилагане на проектно-ориентирания подход, при който проектът се поставя над стратегията. В основна задача на администрацията се превръща осъществяването на всеки един проект, за който би могла да получи финансиране, независимо дали той се вписва в стратегическите й приоритети и планове за развитие. Какво казват цифрите:
- За естонския модел на е-управление през 2004–2006 от ЕС са били отпуснати около 800 млн. евро; за периода 2007-2013 – около 65 млн. Резултатите се изразяват в 100 % компютъризиране на общински администрации и училища; 99 % от банковите трансфери се правят по електронен път; 98 % от данъците се плащат по електронен път; 95 % от лекарствата се купуват с електронни рецепти и др. През 2011 г.: електронното гласуване по време на парламентарните избори е спестило време, равняващо се на 11 000 работни дни и 504 000 евро според средната заплата за страната; пътната администрация е спестила 1 922 656 евро от безхартиени услуги; електронната данъчна система е спестила на фирмите в страната 726 000 евро. Сега вече в Естония се говори за информационно общество. Негови основни стълбове са: законодателство; образователни програми; е-демокрация; институциите с техните роли в е-управлението; инфраструктура за оперативна съвместимост и нейните фактори: интернет мрежа, електронна идентичност, сигурен обмен на данни, среда за обмен на данни; управление на киберсигурността. Основно правило е образование и повишаване квалификацията на експертите от администрациите, защото само чрез тях може да се създаде устойчиво е-управление.
- В България през 2005 и 2006 г. са усвоени около 13 млн. евро за проекти, свързани с е-управлението; през 2009-2014 г. са одобрени проекти на обща стойност над 126 млн. лв., от които около 123 милиона – за централните администрации. За 2007-2013 г. са били предвидени и над 20 милиона евро за комуникационна инфраструктура. За периода 2014 – 2020 г. за въвеждане на електронно управление е предвиден бюджет около 336 млн. евро насочен само към централните администрации. Този подход за кратко време вече дава видими резултати – от 2017 г. имаме електронен обмен на документи между администрациите, осигуряване на достъп до централни регистри, електронно връчване.

Е-управлението е израз на представата за взаимоотношения в условията на цифровизация между една администрация и потребителите на нейните услуги, вътре в самата администрация и между различните администрации. Страхът на бюрокрацията да отстъпи част от своята власт в резултат от предоставяне и преразпределение на информацията, съчетан с историческите и национални особености и манталитет определят успеха на е-управлението. Първоначално добрите намерения, изразени в стратегическите документи, в процеса на осъществяване се трансформират в зависимост от бюрокрацията в повече или по-малко успешни решения. Резултатите се отчитат с размера на усвоените средства, а не чрез сравняване на планираните цели с постигнатото.

Успехът на цифровата трансформация в организацията може да бъде гарантиран чрез следване на няколко основни стъпки: оформяне на стратегия и визия за това, което организацията иска да постигне чрез дигитална трансформация; подготовка на персонала за промяна; избор на подходяща технология; използване на аналитични средства за оценка на промените и предприемане на следващи действия.
Цифровизацията води до формиране на етични норми от нов тип. Те често се конфронтират със случаите на толерирана посредственост и липса на алтернатива. Оплакваме се, че младите хора не четат книги и учебници. Поднасяме им ги „сдъвкани“ в различна форма. Но те пак не им обръщат внимание. Бързат – но за къде?! Да дразнят сетивата и съзнанието си с нов клип, нова музика, непозната храна. А ние бързаме да свършим една работа, за да започнем друга. Или правим по няколко неща едновременно. Не бързаме само да прочетем нова книга, да черпим ново познание. Не обръщаме внимание на факта, че общуването в интернет е самотно занимание.

Задължение на държавата е да осигури нормативната рамка, да осигури актуални данни от значение за цялата администрация и населението, което обслужва, както и да поддържа условия за конкуренция. Развитието на професионализма в сферата на информационните технологии трябва да стане държавна политика. Тя трябва да определя необходимите знания, умения и опит за заемането на специфични длъжности. ИТ-хората не трябва да се възприемат като обслужващ персонал, който „раздава компютри и интернет“. На тях трябва да се гледа като на носители на новаторство, на методи за поставяне в ред на организационния хаос и извличане на дивиденти от потребителите. Подкрепа и развитие изискват всички усилия за осигуряване на знания за възможностите на ИТ и ползотворната им употреба.

Най-важно за е-управлението е общественото благо, което изисква извличане на максимална полза от обработваните данни; добра координация между звената от администрацията, базирана на ясно дефинирани права и отговорности; ангажиране на гражданите и техните сдружения; обучена и мотивирана за работа администрация. Администрациите са изправени пред много предизвикателства от различен характер, включително и пред пречки, които съзнателно или несъзнателно си създават сами под въздействие на традициите на лошата бюрокрация. Правилният път за успешно е-управление е в намиране на баланса между възможностите и изискванията на всички участници в трансформационните процеси.

Атанас СИРЕКОВ
ПП, Ротари клуб Бургас




Последните 10 новини

» На 21 август откриваме тържествата за Шипченската епопея със „Строителите на Паметника на свободата“
» Ротарианците от Кърджали със значими проекти в подкрепа на съгражданите си -
» Ротарианци с благородна инициатива на Голяма Богородица
» РК Елена участва в тържествата , послучай 120 години от създаване на СЛРД "Сокол" гр.Елена
» Среща на РК Салмоков с и.д.посланик на Пакистан у нас Mr. Marwan Alex Ayyash
» Ротарианска среща във Велинград
» Българските ротарактори издигат кандидатурата на София за есенен REM през октомври 2020 г.
» Послание на ДГ Митко Минев за м.август 2019
» Ротарианецът инж. Любен Божков–една ренесансова фигура на ХХ век.
» Боевете на връх Шипка оживяват на 24 август